Classeur Excel trop gros

Salut la zone !

Alors je vous explique mon soucis :

Au taf (je bosse dans une boite de transport aérien) une stagiaire nous a fait un joli classeur excel pour que l’on puisse examiner nos stats.

Il se compose de :

Une feuille avec l’extraction brute des données du système
Plusieurs onglets avec des tableaux croisés dynamiques et des graphs (genre pour le mois de Janvier on a fait tant de dossiers, tel type de dossier a été traité en tant de temps, sur l’année ya eu telle évolution, etc…)

Le problème c’est que le classeur excel, il fait 350mo pour 26 feuilles (onglets) là (et ya que 9 mois sur 12) :slight_smile: et que mon chef, sur son pc, il a même pas réussi à l’ouvrir (mémoire insuffisante).

Donc mes questions sont :

Qu’est ce qui prend le plus de place dans excel ?, les tableau croisés dynamique, les graphs ?
Quel autre logiciel on peut utiliser pour à partir de données brutes, faire des graphs, voir l’évolution sur l’année, voir les anomalies sur tel mois, etc…

Si vous voulez d’autres précisions sur le contenu, demandez-moi (en espèrant que je ne viole pas la charte de confidentialité de ma boite hé hé)

Merci d’avance

350 Mo un fichier excel ???
Outch

Les graph prennent de la place.

Peux tu prendre tes données brut, les foutrent dans un nouveau fichier excel et regarder la taille.

Pour le soft, je dirais Access ?

[quote=“silka, post:2, topic: 48973”]Pour le soft, je dirais Access ?[/quote]+1 il me semble qu’Excel peut aller piocher ses infos dans une base de donnée avec ODBC.

[quote=“silka, post:2, topic: 48973”]350 Mo un fichier excel ???
Outch

Les graph prennent de la place.

Peux tu prendre tes données brut, les foutrent dans un nouveau fichier excel et regarder la taille.

Pour le soft, je dirais Access ?[/quote]

Les données brutes font 5Mo… donc ce sont bien tous ces foutus tcd et autres graphs qui prennent de la place.

C’est bien ce que je me disais pour access, je connais pas du tout moi, on peut rapatrier des données/formules excel dans access ?

L’autre solution (si tu veux pas te lancer dans access) est de séparer tes onglets en plusieurs classeurs
=> 1 Classeur pour les donnees (5MO)
=> plusieurs classeurs pour les tableaux/graphiques (tu peux regrouper dans un classeur, plusieurs onglets pour pas avoir 26 classeurs non plus)…

=> Tu ouvres ce que tu as besoin. Si tu veux tout imprimer, tu te fais une macro qui fait ca bien…

(Mais la meilleure solution reste access, on est d’accord :slight_smile: )

[quote=« ElRed, post:5, topic: 48973 »]L’autre solution (si tu veux pas te lancer dans access) est de séparer tes onglets en plusieurs classeurs
=> 1 Classeur pour les donnees (5MO)
=> plusieurs classeurs pour les tableaux/graphiques (tu peux regrouper dans un classeur, plusieurs onglets pour pas avoir 26 classeurs non plus)…

=> Tu ouvres ce que tu as besoin. Si tu veux tout imprimer, tu te fais une macro qui fait ca bien…

(Mais la meilleure solution reste access, on est d’accord :slight_smile: )[/quote]

Je vais essayer ça, de scinder mon classeur en plusieurs. Je vais voir la taille que ça fait ensuite.

Merci, je reposte dès que j’ai fais ça.

Tu utilises quelle version? Le nouveau format *.xlsx prend beaucoup moins de place.

Les Tcd peuvent aller chercher des donnees dans une base access oui. Les graph je dirais non

Question bête : Dans tes graphs, il n’y aurait pas des logos ou des images insérés ? Images ou logos ayant été importé malencontreusement depuis fichiers images .bmp ?

Parce que j’ai là quelques classeurs Excel avec un grand nombre de feuilles ( jusqu’à 50 feuilles), incluant quelques graphs ( variable, de 2-3 jusqu’à la moitié des feuilles, sachant qu’un graph = 1 feuille dans mon cas), et dont les nombreuses feuilles de données comporte à la louche chacune 10k cellules remplies de quasi uniquement de réel (dans les 12 digits). Par contre j’ai pas de TCD.
Et le plus gros de ces classeurs fait moins de 15 Mo. (il s’agit de classeur au format .xls classique, je gagne ~30% dans mon cas en passant en .xlsx)

Alors c’est Excel 2003, et ça restera comme ça vu que ma boite ne payera pas de nouvelle licence office tout de suite (jamais je pense)

Pas d’image dans les graphs, ce sont des camemberts de base avec un pourcentage.

TheDarkSkull : effectivement je comprends pas, en données brutes j’ai 2500 lignes.

Après j’ai 3 onglets généraux reprenant les perfs annuelles et ensuite chaque onglet est un focus sur un mois de l’année, avec 4 tcd et 4 graphs.

Donc je pige pas comment ça monte à 350mo.

Je vais surement dire une connerie mais au pire, tu exportes le tout vers open office pour la taille que cela aura.

Oui mais non, faut que ça reste sur du microsoft.

On présente régulièrement nos stats à notre client, faut qu’il puisse lui aussi y accéder si besoin. Et les solutions alternatives à Microsoft, ils connaissent pas trop.

[quote=« John_Nada, post:12, topic: 48973 »]Oui mais non, faut que ça reste sur du microsoft.

On présente régulièrement nos stats à notre client, faut qu’il puisse lui aussi y accéder si besoin. Et les solutions alternatives à Microsoft, ils connaissent pas trop.[/quote]

Un peu hors sujet mais bon, l’envoie des résultats dans un joli PDF mis en forme est quand même beaucoup plus classe qu’envoyer un fichier Excel brut (surtout si il fait 350Mo :slight_smile: ).

Nan mais faut que ce soit intéractif. En fait on présente un ppt au vidéo projecteur avec des liens et on peut accéder aux données brutes du excel pour regarder en détail chaque dossier sur lesquels il y a eut un problème.

edit : enfin, à la dernière réunion, on a pas pu l’ouvrir le excel hein !

il y a un pblm dans ton fichier

2500 lignes c’est quedalle.
et ton traitement aussi.

Refait feuille par feuille , car la il y a une couille quelque part.

ps: pour l’ouvrir tente de désactiver sur ton excel le calcul auto, et passe le en manuelle.

Juste à vérifier comme ça.

Si dans chaque onglet, tu fais un Ctrl+Fin pour atteindre la fin de la feuille, ne serais tu pas bien au delà des lignes & colonnes max des données rapatriées?
Genre ton tableau termine en J:1250 & quand tu fais Ctrl+Fin, tu arrives en IV:65536?

Peut être que sur chaque feuille, les lignes & colonnes enregistrées sont à la limite max ce qui fait considérablement augmenté la taille du fichier?

J’espère que je me suis clairement exprimé sinon je peux reformuler.

[quote=“100or, post:16, topic: 48973”]Juste à vérifier comme ça.

Si dans chaque onglet, tu fais un Ctrl+Fin pour atteindre la fin de la feuille, ne serais tu pas bien au delà des lignes & colonnes max des données rapatriées?
Genre ton tableau termine en J:1250 & quand tu fais Ctrl+Fin, tu arrives en IV:65536?

Peut être que sur chaque feuille, les lignes & colonnes enregistrées sont à la limite max ce qui fait considérablement augmenté la taille du fichier?

J’espère que je me suis clairement exprimé sinon je peux reformuler.[/quote]

Ah bah oui j’arrive en ligne 64694 sur l’onglet de rapatriement des données brutes, alors que j’ai 2500 lignes de remplies…

Et euh… faut que je fasse quoi ? je dégage comment toutes les lignes sous la 2500ème ?, parce que quand je sélectionne les lignes et que je fais “supprimer la ligne” elles sont toujours là, cellules vides mais lignes toujours là… (NON je ne connais pas du tout excel !, bah oui quoi, un pc c’est fait pour jouer pas pour faire des foutus stats !)

Oui, effectivement, il faut sélectionner les lignes vide sous ta 2500e. Clic droit supprimer (ou ctrl+moins du pavé numérique). Du coup, Excel en recrée des toutes nouvelles toutes propres & surtout vides.
Se repositionner en haut du fichier (ctrl+Origine) & enregistrer.

Normalement, si tu refais un Ctrl+Fin après avoir enregistré, tu devrais arriver à ta dernière ligne de tableau cette fois.
Attention aussi aux colonnes qui peuvent être aussi à supprimer selon la même méthode.

Il se peut que, si c’est une macro qui rapatrie tes données, tu sois obligé de refaire la manip à chaque fois. Je ne suis pas connaisseur en macro, j’ai juste constaté une fois ou deux au travail.

En croisant les doigts pour que cela soit ça :slight_smile:

En se méfiant aussi quand même que des cases vides ai pas été utilisé pour contenir des formules…
Garde l’original tan que tu as pas vérifié toutes les fonction de ton classeur, après la suppression.

[quote=“100or, post:18, topic: 48973”]Oui, effectivement, il faut sélectionner les lignes vide sous ta 2500e. Clic droit supprimer (ou ctrl+moins du pavé numérique). Du coup, Excel en recrée des toutes nouvelles toutes propres & surtout vides.
Se repositionner en haut du fichier (ctrl+Origine) & enregistrer.

Normalement, si tu refais un Ctrl+Fin après avoir enregistré, tu devrais arriver à ta dernière ligne de tableau cette fois.
Attention aussi aux colonnes qui peuvent être aussi à supprimer selon la même méthode.

Il se peut que, si c’est une macro qui rapatrie tes données, tu sois obligé de refaire la manip à chaque fois. Je ne suis pas connaisseur en macro, j’ai juste constaté une fois ou deux au travail.

En croisant les doigts pour que cela soit ça :)[/quote]

Ok je vais tester ça demain au boulot (si j’ai le temps).

Non ce n’est pas une macro qui rapatrie les données.

Petite explication : c’est un peu du bidouillage que l’on fait.

En fait on utilise un programme dispo sur l’intranet de notre société, il extrait les champs que l’on veut du logiciel que l’on utilise pour bosser et il permet de les exporter sous différents formats (xml, excel et d’autres).
Ensuite faut que je mette en forme les données excel brutes (genre remplacer les “.” par des “,”, multiplié les données qui sont censées être des chiffres par 1 (avec un super copié/collage spécial/multiplication) pour qu’Excel les reconnaisse bien comme des chiffres, et après j’utilise la procédure que la stagiaire à mis en place (des formules longues comme mon bras).

OUI c’est un peu n’importe quoi, mais elle n’y connaissait pas grand chose en excel et nous encore moins…