Bonjour,
Etant régisseur général, je suis souvent confronter à ce genre de problématique.
Premier point, il existe http://www.intrazik.com/accueil qui pourrait répondre à tes attentes, s’il y a un peu de budget, mais c’est peut etre dejà trop complexe.
Ensuite, tout dépend de l’ampleur du festival.
Si je comprends bien tu vas avoir un tableau avec les horaires (en ligne), les différents lieux et les taches qui y sont associées (en colonne).
Dans chaque cellule, tu vas indiquer le nombre de personnes nécessaires et leur noms.
L’astuce la plus simple, mais qui demande de la rigueur à l’écriture, serait de détecter qu’une personne ne peut être qu’a un seul endroit sur un créneau horaire. Exemple si Sandrine Vemer est au bar du chapiteau de 00h a 03h, créer une fonction qui détecte s’il n’existe pas d’autre Sandrine Vemer qui travaille ailleurs au même moment.
Ensuite, y’a t’il des réunions générale avec tous les bénévoles ? Le plus simple est de faire remplir le tableau, ou de le mettre en ligne (en consultation) de manière collective. Ce qui t’évite de gérer les machins veut être avec machine mais pas avec truc, ce dont dont, tu t’en fous.
De plus les festivals sont des bons endroits pour faire des rencontres.
Une autre solution est de nommer des chefs d’équipe (bar, sécurité, billetterie,…) qui gèrent eux même leurs équipes. Ce qui est possible vu que a priori les bénévoles ne changent pas de poste pendant le festival.
Et d’appliquer le principe suivant (au moins pdt le festival) : si j’ai besoin de me faire remplacer, c’est à moi de trouver mon remplaçant. Si je ne trouve pas, j’en parler au boss (toi).
Je sais pas si c’est très clair,
Pour moi l’idée c’est de se préparer des outils qui seront réellement efficace sur le terrain.
Aura tu un bureau sur place ? Si oui, pourquoi pas un gros excel, mais sinon, tu ne vas pas allumer ton portable dès que quelqu’un te dit qu’il ne peut pas assurer tel poste finalement.
Il te faut à mon avis un outils papier (une belle sortie de ton tableau excel), que tu met à jour au crayon à papier.
Bien distinguer les 2 phases de préparation et d’action.
En préparation, tu modifies ton tableau excel dès que tu as les infos, et les changements de dernières minutes (en gros une semaine avant le début).
En phase action, c’est du papier et de l’humain. De toute façon, tout ne se déroulera pas comme prévu, et c’est ta réaction qui fait la différence.
A mon avis, si tu peux choisir tes chefs d’équipes, c’est la meilleure chose à faire. Car ce sont eux qui relayeront l’esprit du festival, et les infos importantes.
Voila, ca doit etre très brouillon, j’ai écris comme ça sortait. Si tu as des questions, hésites pas !
Et bon courage 
PS. Prévois un vélo