SharePoint : retour d'expérience?

the_webrunner · Février 4, 2009, 1:17

Bonjour à tous,

Mon équipe et moi avons comme mission d’installer sharepoint dans notre boite pour que ça devienne le standard pour tout ce qui est communication et partage de connaissance. Nous sommes une sorte de “test team” avant de, au fur et à mesure, inviter tous les employés à l’utiliser.

Je viens donc ici à la recherche d’expérience d’utilisation de SharePoint dans votre entreprise.

Voilà quelques questions en vrac pour donner des pistes, mais ne vous limitez pas à ça si vous avez d’autre choses à ajouter.

Est-ce que vous l’utilisez vraiment, ou alors vous savez qu’il est là mais finalement vous faite sans ?

Vous êtes plutôt du genre “contributeur” ou “utilisateur”? dans ce 2e cas, vous ne contribuez pas parce que vous n’avez tout simplement pas l’occasion, ou est-ce pour d’autre raisons? “peur” de faire qqchose de mal “en public”? trop compliquer? trop confus? …

Quelles sont les fonctions que vous utilisez le plus?

wiki
documents
listes
blog
anouncement
forum
…

le wiki :
Je trovue le wiki de sharepoint vraiment faible, pas de formating, pas de hierarchie.
Est-ce qu’on vit quand même sans, ou vous utilisez un autre moteur de wiki que vous avez ensuite integré à sharepoint ? (si c’est faisalbe)
Comment garder une structure cohérente, en fait j’ai peur que ça devienne vite un gros bordel.

Quels sont les risques pour qu’un tel projet foire? Et pour qu’il réussisse ?

Quel degré de liberté faut-il laisser aux utilisateurs, qu’est-ce qu’il faut leur interdire?

voilà comment on pense structurer le site

Voilà, donc pour résumer en une phrase: quels sont les avantages et les inconvénients de SharePoint dans votre entreprise?

Petites précisions : on est une petite boite, moins de 100 employés, pour l’instant on joue avec la version “basique” de sharepoitn, celle gratos avec windows server. est-ce que MOSS nous apporterait vraiment un plus ? On a le soutien à 200% du management donc l’adoption par les utilisateurs finaux devrait être facilité.
Ce sera SharePoint et rien d’autre, c’est comme ça. je sais qu’il y a d’autres trucs vraiment géniaux disponibles, mais c’est tout simplement pas négociable.

ElRed · Février 4, 2009, 1:31

Petite question qui peut aider : Vous installez sharepoint à la place de quelque chose ? de plusieurs solutions bordéliques ? De classeurs papier ?
Bref : l’existant

LePlombier · Février 4, 2009, 1:50

SharePoint ou MOSS 2007 ?
Le produit est (en gros) le même mais le nom ne l’est pas.

Donc avé la base de donnée SQL avec et tout et tout ?

Dans mon ancienne grosse boîte il s’agissait majoritairement de conservation de documents (versionning, etc…).
Les fonctionnalités communicantes n’étaient quasi pas exploitées, ou si peu.

the_webrunner · Février 4, 2009, 1:51

Bien vu!

Le seul existant que nous avons que nous souhaitant remplacer est un shared drive. Au lieu d’avoir des dossiers partagés avec les documents, ces documents seront placés dans les “working documents” de chaque “Projects” (sous-sites) que je décris.

Cobra · Février 5, 2009, 9:04

Salut !

Travaillant dans une SSII, j’ai pendant un temps bossé sur Sharepoint. Je l’ai mis en place ou contribué à l’enrichissement de l’existant dans plusieurs boites, petite comme grande. La principale question avant d’installer ce genre de structure, est : “est-ce qu’on en a vraiment besoin?”. Sharepoint est gratuit, mais tout ce qui tourne autour ne l’est pas (serveur, BDD SQL…).

Concernant l’utilisation, pour avoir eu des feedbacks ou une constatation personnelle, les gens s’en servaient réellement. Certains principalement pour stocker des documents et ainsi avoir du versionning sur des documents a partager, d’autre pour diffuser du contenu unilatéralement (entendre par là que les services mettaient les documents a disposition et que les utilisateurs n’avaient que des droits de consultation ou encore de la diffusion de news), et d’autre encore afin d’avoir des sites personnels et leur forum (chaque chefs de projets a travers le monde avait son site afin de communiquer avec son équipe).
L’avantage de MOSS est que l’on peut le rendre accessible via le web pour toujours avoir accès à ses documents

Donc des utilisations divers mais réellement utilisés. Par contre, je n’ai encore croisé personne s’étant servi du wiki ou du blog.
A chaque fois le retour était plutôt bon. MOSS est plutôt intuitif, on navigue facilement dedans. L’administration est facile en surface, un peu plus ardu quand on cherche a vraiment faire des trucs complexes.
Il y a quelques trucs qui manquent mais avec quelques dev’ qui s’y connaissent on peut enrichir les fonctionnalité.

A titre indicatif, ma boite changé son site web par du MOSS, même si ce n’est pas complètement finalisé (exemple ici). On va aussi s’en servir afin de stocker certains documents accessible par identification.

GloP · Février 5, 2009, 11:08

On se sert de tout nous (forcement) et le wiki est vraiment efficace pour nos applications. On y met tous les guides poru les nouveaux employes et les “base de connaissance” sur comment marche tel ou tel truc. On se sert du reste pour les specs, les documents, les presentations etc. Chaque equipe et chaque projet a sa section, ca permet de bien partager tout le bordel facilement.

the_webrunner · Février 6, 2009, 2:25

Merci pour vos réponses.

On en a besoin c’est une certitude, les gens qui utilisent google docs pour leurs affaires persos sont de plus en plus tenté de l’utiliser dans l’entreprise, ce qu’on voudrait éviter pour le moment, et c’est le moment

Glop, j’ai une question un peu plus technique quant au wiki : est-ce qu’on peut avoir des stylesheets ou thèmes. Pour l’instant pour faire des headers 1, 2 ou 3 j’ai l’impression qu’on ne peut jouer que sur le « font size » mais j’ai peur qu’au bout de 3 pages il n’y ai plus de consistence. Mon souhait : au lieu d’avoir des font size et couleurs, sachant que les users vont faire n’importe quoi, préparer un jeu de styles que l’utilisateur puisse utiliser (headers, quotes, emphasize, … tout le nécessaire, comme ça l’utilisateur n’est même pas tenté d’aller jouer avec les tailles de polices) : une suggestion ?
Si seuleument ça pouvait comprendre la syntaxe wiki standard pour les headers, à savoir =header 1= et ==header 2== …

the_webrunner · Juillet 28, 2009, 4:00

Passé du stade de « on y pense » au stade de « on l’a fait », voilà mon petit retour d’experience.

Déjà j’ai trouvé qu’il était très dur de trouver de la doc non-technique sur SharePoint. Il y a profusion de resources sur plein d’aspects techniques mais rien de bien interessant côté « business », genre « pourquoi nous avons choisi SharePoint » ou « best practices »… Ce post est donc ma pierre à l’édifice.

Mon impression générale de SharePoint est « c’est bien mais pas top », on souvent l’impression que des trucs sont « pas finis », un peu frustrant de temps en temps. des examples ? pourquoi le wiki n’adopte pas la notation habituelle de tous les autres wiki ? dans le wiki toujours, pourquoi c’est la misère pour faire des liens alors que dans les autres « publishing site » on a une fenêtre pour voir la hierarchie des sites et autres librairies… pour quand on veut afficher la hierarchie de site, on est limité à 3 niveaux ? Pourquoi il faut être un vrai techos pour faire fonctionner le « content query web part » ? site template à moitié utile, site definition on en parle même pas. etc. etc.
Mais ne vous inquietez pas, on vit très bien avec, et l’essentiel est de garder à l’esprit pour QUI j’installe Sharepoint? Mes utilisateurs en ont rien à foutre de mes problèmes de geek tant qu’ils peuvent acceder à leur documents. Et pour l’instant ils sont contents.

Pour ce qui est de la structure du site, nous avons adopté une structure « controlée », c’est à dire que les utilisateurs ne peuvent pas créer de sites. Ils sont obligés de faire la demande, et c’est créé par un admin. La raison est qu’on ne veut pas que ce soit le bordel, et même si on créera probablement tous les sites qu’on nous demande, ça instaure une petite barrière psychologique qui force à se demander « est-ce que j’ai vraiment besoin de ce site? ».
Seuleument une partie de nos utilisateurs, sortes de power users, pourrons créer des nouvelles librairies et modifier un site existant. Ils auront été formés pour ça. Il y a un power user par grosse section du site, on est une petite boite ça a pas vraiment été compliqué de les trouver.

Tous le monde peut voir tout le contenu de chaque site, mais seuleument certaines personnes ont accés en écriture. Ce sont les power users qui gèrent les droits d’accès, ils donnent le write access à qui ils veulent. Bon, ça peut aussi être fait par un administrateur si necessaire. L’administrateur, pour le moment c’est moi, mais je suis en train de tout transferer au help desk, on aura une ou deux personnes formés pour SharePoint.

Pour ce qui est du wiki, ça prend pas encore trop mais je garde espoir, et ma position dans ma boite en fait de moi le premier utilisateur : j’ai plusieurs choses dont je suis responsable, j’écris donc des articles dans le wiki et je renvoie les gens vers lui, puis ensuite si ils me posent des questions spécifiques je réponds par email. Pour l’instant nous n’avons fait le deployment que pour certaines équipes, donc évidement tout le monde n’est pas encore habitué à y aller.
Techniquement, je n’ai pas utiliser le wiki sharepoint, qui est, il faut le dire, de la merde. J’ai plutôt choisi une publishing library à laquelle j’ai enlevé les fonctions de versionning, workflow et autres approbations Ce qui fait que ça marche comme un wiki maintenant. avec plein d’avantage : un vrai rich-text editor, une vraie fonctionalité pour lier les pages entre elles et une vraie utilitaire pour ajouter des images. Bonheur.

Pour ce qui est du déploiment j’ai décidé de communiquer seuleument sur un seul aspect : le partage de document (document library); j’ai eu l’occasion d’une journée avec toute la boite réuni pour faire une présentation, et à côté de ça j’ai crée un module de eLearning (on est très eLearning ici) pour guide l’utilisateur au début. Très bien reçu, et les premières équipes qui utilisent le systemes ont l’air assez contentes. Pour ce qui est des autres fonctionalités que j’inclue par défaut sur chaque « project site » → aide basique sur le site + module de eLearning.

Voilà où j’en suis aujourd’hui, je vais faire la migration des différentes équipes au fur et à mesure d’ici la fin de l’année, et si j’y pense je reviendrais faire un bilan en début d’année prochaine

the_webrunner · Novembre 19, 2009, 3:56

Bon allez, on va arrêter de se voiler la face : sharepoint “out of the box” n’est pas un bon produit. ça ne fait pas ce qu’on lui demande, il faut acheter des plug in hors de prix pour avoir le minimum de qualité qu’on attend.

Vous allez commencer un project sharepoint ? STOOOOOOOOOOOOOOOOOOOP. il y a d’autres trucs bien plus simples et qui vous couterons bien moins cher que SharePoint. Pas que en £$�?� mais surtout en temps et en energie.

voilà c’est mon avis final. SharePoint out of the box est une mauvaise réponse à n’importe quel problème que vous ayez.

quote de mon collègue : You use one Microsoft product (Windows) and you can expect a few issues, use two (Windows + Office) and you�??ve guaranteed the chance, add another (Windows + Office + Internet Explorer) and you�??re just asking for it, throw in SharePoint and we might as well go back to type writers!

Je vais repasser à l’attaque pour Zoho ou google docs, on va arrêter le carnage.

AnA-l · Novembre 19, 2009, 4:34

Tu taperas ton collegue pour debilité agravée de ma part. Merci. (Ce vieux troll linuxien moisi que meme les vrais ne font pas…)

LoneWolf · Novembre 19, 2009, 4:45

Je connais pas sharepoint mais de ce que je decouvre du monde microsoft actuel, c’est que la premiere dose est pas trop cher mais que plus ca va et plus t’en rajoute.
J’aime beaucoup le concept des CALs d’ailleurs, tu achetes un serveur windows mais pour que tes users puissent l’utiliser, bah faut racheter un autre truc.

Donc finalement, sharepoint, c’est dans la technique de MS: des trucs a rajouter apres avoir choisi la solution.

LoneWolf
Si seulement MS pouvait faire plus simple pour les licences, ca me ferait des vacances (rime double combo)

GloP · Novembre 20, 2009, 12:01

Ha ben pour etre en train de batir tout un projet sur Sharepoint, je peux dire que c’est vraiment pas l’opinion que je m’en suit fait, ca marche super bien quand c’est utilise comme il faut. Maintenant c’est pas trivial non plus, c’est un produit complexe qui s’apprend pas en deux jours et un deploiement a l’arrache. C’est super customizable et meme si on achete rien d’exterieur, c’est fait pour etre customize pour gerer les process et les modeles d’utilisation specifique a chaque entreprise. C’est aussi un produit ou il y a tout un tas de vendeurs qui vont essayer de fourger leur services et produit par dessus tant qu’ils peuvent…

vorkosigan · Novembre 20, 2009, 11:21

C’est clair que c’est bien compliquer , puissant certe mais han la courbe d’apprentissage.

Tomma · Novembre 20, 2009, 12:53

Ah la la… On est devenu trop assisté

Je propose de créer un topic Les informaticiens sont-ils tous des feignasses ?

the_webrunner · Novembre 26, 2009, 10:12

ANA-L : non je taperais pas mon collègue. C’est une blague. Moi ça m’a fait rire, et d’ailleurs ça me fait toujours rire!

GloP : On a vraiment mis pas mal d’énergie dans cette installation de sharepoint, on a passé beaucoup de temps à tester plein de scénarios différents, à se demander quelle était la meilleure façon d’organiser les sites, les documents libraries, et comment exploiter au mieux chaque fonctionalités, etc. Comme je l’ai dit, la seule contrainte ce qu’on voulait rester “out of the box”.

Notre plus gros soucis vient du check in / out des documents, c’est quand même la fonctiaonliaté de base de sharepoint et on aimerait qu’elle fonctionne comme il faut. mais c’est pure misère, et tous les jours j’ai des mails d’utilisateurs qui comprennet pas ce qu’ils ont fait de mal. Le problème ? ils n’ont rien fait de mal. tu peux faire x fois la même actions (cliquer sur un doc dans un document library) et avoir x fois des comportements différents

le prompt “normal” : read only / check out and edit
défois ça propose juste “open” ou “save” comme un vulgaire doc d’internet
tu peux “check out and edit”, mais après t’as pas le bouton “server” dans office donc tu peux pas faire de check in de ton doc
tu “check out and edit” puis t’attends 20 minutes et il se passe… rien.
les fois ou sharepoint te dis que tu as check out le document, mais quand tu l’ouvres dans word il veut pas te laisser le check in (il dit que c’est un sur autre ordi!! c’est bon, je suis peut être “power user” mais pas au point d’aller volontairement créer de la merde)
et j’en oublie sûrement.

et le lendemain, ça va marcher comme il faut.

donc oui, nous aussi on avait plein d’espoir et en test ça marchait nickel, mais en réalité, ça marche pas.

chris81 · Septembre 9, 2010, 6:11

Bonjour,
question à Lord Jedi Geek
A ce jour, est ce que vous vous servez encore de sharepoint pour la gestion de vos documents ? Avez vous essayer ou entendu des avis sur sharepoint online ?

merci